2　文書事務の適正な運営を図るため、課に文書主任を置き、課長が必要と認めるときは、文書主任補助者を置くことができる。

3　課長は、文書事務に関して必要があると認めるときは、文書主任及び文書主任補助者に指示することができる。

4　文書主任及び文書主任補助者は、原則として課長代理、係長又はこれらに相当する職の職員から課長が指名する。

5　文書主任は、課長の命を受け、次の各号に定める事務を処理する。

6　文書主任補助者は、文書主任を補助し、文書主任に事故があるとき、又は文書主任が不在のときは、その職務を代理する。

7　課長は、常に文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進を図らなければならない。

2　前項の規定により、文書管理システムに登録する事項は、次のとおりとする。

2　収受起案及び起案(以下「起案等」という。)は、文書管理システムにより行う。

3　登録を省略した公文書についても、その所在を明らかにする等、登録した公文書に準じた処理を行うものとする。

4　起案等の担当者(以下「起案等担当者」という。)は、文書管理システムに次の事項を登録し、起案・収受起案用紙(様式第3号。以下「起案書等」という。)を出力の上処理しなければならない。ただし、該当のない事項については、この限りでない。

5　起案等は、原則として一の事案ごとに行うものとする。ただし、複数の事案を一の起案書等で処理することが適当な場合は、この限りでない。

6　起案等の文体は口語体とし、書式は原則として左横書きにより、漢字は常用漢字表に掲げる漢字により、仮名遣いは現代仮名遣いによるものとする。

7　起案等の件名は、簡潔に記載するものとする。

8　起案書等には、必要に応じて資料を添付するものとする。

2　起案書等の回議を受けた者は、その回議が速やかに完了するように努めなければならない。

3　決裁者は、事案を決裁したときは、起案書等に決裁日を記載するものとする。

4　高石市水道事業事務決裁規程(平成2年高石市水道事業規程第2号。以下「事務決裁規程」という。)の定めるところにより代決するときは、代決者が当該起案書等にその旨を記載するものとする。

2　起案書等の処理内容を修正する場合は、文書管理システムで修正の上、再度起案書等を出力し、起案等担当者から再度回議の上決裁者の決裁を受けるものとする。ただし、軽微な修正については、この限りでない。

2　文書主任は、公文書の審査を終了したときは、起案書等に押印し、必要な事項を文書管理システムに登録するものとする。

2　文書の記号については、「高石土上下」を冠記し、番号は原則として会計年度を通じた一連番号とする。

2　公印の押印は、必要に応じて、当該公文書の中央上部に決裁済み公文書と契印する。ただし、これにより難い場合は、別の方法によることができる。

3　公印を押印する一の公文書が2枚以上にわたる場合は、必要に応じて、各用紙の継ぎ目に公印で割印する。

4　公印を押印する公文書で訂正があるときは、横書きの場合は左側余白に、縦書きの場合は上部余白に「○字削除」又は「○字追加」と記載し、その文字の上に公印を押印する。

2　文書分類番号は、課コード及び課ごとの細分類コードとする。

3　簿冊番号は、文書分類番号ごとに簿冊に付した番号とする。

4　課コード、細分類コード及び簿冊番号は、課長が定める。

5　文書主任は、簿冊番号等を文書管理システムに登録するものとする。

2　公文書の保存期間は、別表に定める基準に従って課長が決定する。

3　公文書の保存期間は、公文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。

4　保存期間が永年の公文書は、10年間保存後、保存期間の見直しを行う。

2　文書主任は、前項の規定により簿冊に付した整理番号を文書管理システムに登録しなければならない。

3　課長は、公文書の検索が容易にできるように簿冊管理簿(様式第10号)により管理し、重要な公文書は、非常時に速やかに搬出できるようにしなければならない。

2　課長は、前項の規定により公文書を廃棄する場合には、廃棄予定簿冊(様式第11号)を示し行うものとする。

3　課長は、公文書の廃棄をするときは、焼却、裁断等の適切な処置をし、その不正使用の防止に留意しなければならない。

2　貸出期間は、10日以内とする。ただし、特別な理由があるときは、これを延長することができる。

3　貸出しを受けた公文書は、転貸、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

4　課長は、必要があると認めるときは、公文書の貸出しを拒否し、又は貸出しを行った公文書の返還を求めることができる。

2　マイクロフィルムによる公文書の保存については、別に定める。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

(高石市水道部文書取扱規程の廃止)

2　高石市水道部文書取扱規程(平成2年高石市水道事業規程第7号)は、廃止する。

(経過措置)

3　この規程の施行の際、現に廃止前の高石市水道部文書取扱規程により行った文書事務は、この規程により行った文書事務とみなす。

(施行期日)

1　この規程は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成20年11月13日から施行する。

この規程は、平成21年3月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成24年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成24年4月1日から適用する。

この規程は、公布の日から施行する。