2　前項の規定により収受した公文書の配付は、次の各号に定めるところによる。

3　文書主任(文書主任補助者を含む。)は、配付を受けた公文書を点検し、主管に属しない公文書については、課相互で転送せず、直ちに文書主管課に返付しなければならない。

2　前項の規定により、文書管理システムに登録する事項は、次のとおりとする。

2　収受起案及び起案(以下「起案等」という。)は、文書管理システムにより行う。

3　登録を省略した公文書についても、その所在を明らかにする等、登録した公文書に準じた処理を行うものとする。

4　起案等の担当者(以下「起案等担当者」という。)は、文書管理システムに次の事項を登録し、起案・収受起案用紙(様式第4号。以下「起案書等」という。)を出力の上処理しなければならない。ただし、該当のない事項については、この限りでない。

5　起案等は、原則として一の事案ごとに行うものとする。ただし、複数の事案を一の起案書等で処理することが適当な場合は、この限りでない。

6　起案等の文体は口語体とし、書式は原則として左横書きにより、漢字は常用漢字表に掲げる漢字により、仮名遣いは現代仮名遣いによるものとする。

7　起案等の件名は、簡潔に記載するものとする。

8　起案書等には、必要に応じて資料を添付するものとする。

2　起案書等の内容が、他の部(高石市事務分掌条例(平成16年高石市条例第1号)第1条で定める部をいう。以下同じ。)又は課に関係を有する場合は、起案書等を高石市事務決裁規則(平成4年高石市規則第3号。以下「事務決裁規則」という。)の定めるところにより合議しなければならない。

3　前項の規定により合議を受けた者が処理内容に異議のある場合は、主管の部又は課の長と協議して調整するものとし、調整の整わないときは、必要に応じて起案書等に意見を付すものとする。

4　起案書等の回議又は合議を受けた者は、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

5　決裁者は、事案を決裁したときは、起案書等に決裁日を記載するものとする。

6　事務決裁規則の定めるところにより代決するときは、代決者が当該起案書等にその旨を記載するものとする。

2　起案書等の処理内容を修正する場合は、文書管理システムで修正の上、再度起案書等を出力し、起案等担当者から再度回議及び合議の上決裁者の決裁を受けるものとする。ただし、軽微な修正については、この限りでない。

2　文書主任は、公文書の審査を終了したときは、起案書等に押印し、必要な事項を文書管理システムに登録するものとする。

2　公印の押印は、必要に応じて、当該公文書の中央上部に決裁済み公文書と契印する。ただし、これにより難い場合は、別の方法によることができる。

3　公印を押印する一の公文書が2枚以上にわたる場合は、必要に応じて、各用紙の継ぎ目に公印で割印する。

4　公印を押印する公文書で訂正があるときは、横書きの場合は左側余白に、縦書きの場合は上部余白に「○字削除」又は「○字追加」と記載し、その文字の上に公印を押印する。

2　発送する公文書は、課において封筒への封入、包装等を行い、特殊扱郵便は、その旨明示しなければならない。

3　発送する公文書は、特殊扱郵便は特殊扱郵便発送依頼カード(様式第7号)により、その他のものは逓送便・普通郵便発送依頼票(様式第7号の2)により、文書主管課長に依頼しなければならない。

2　記号は、部名及び課名の略号とし、文書主管課長が決定する。ただし、対外文書の記号については、「高石」を冠記するものとする。

3　番号は、高石市公示令達規則(昭和50年高石市規則第17号)に定めるもののほか、原則として会計年度を通じた課ごとの一連番号とする。

2　文書主任は、簿冊番号等を文書管理システムに登録するものとする。

2　引継ぎは、保存文書引継書兼／保存文書台帳／廃棄文書台帳／(様式第11号)及び簿冊管理簿(様式第12号)により行うものとする。

3　文書管理主任は、簿冊を引き継ぐときは、簿冊に整理番号を付すものとする。

4　整理番号については、簿冊の作成年度ごと、かつ簿冊の保存期間ごとの一連番号とする。

5　文書管理主任は、前項の規定により簿冊に付した整理番号を文書管理システムに登録しなければならない。

2　貸出期間は、10日以内とする。ただし、特別な理由があるときは、これを延長することができる。

3　貸出しを受けた公文書は、転貸、抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

4　課の長又は文書主管課長は、必要があると認めるときは、公文書の貸出しを拒否し、又は貸出しを行った公文書の返還を求めることができる。

(施行期日)

1　この規程は、平成15年5月6日から施行する。

(高石市文書取扱規程の廃止)

2　高石市文書取扱規程(昭和60年高石市訓令第2号)は、廃止する。

(経過措置)

3　この規程の施行の際、現に廃止前の高石市文書取扱規程により行った文書事務は、この規程により行った文書事務とみなす。

(施行期日)

1　この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成20年5月2日から施行する。

この規程は、平成20年11月13日から施行する。

この規程は、平成21年3月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。