○高石市公文書管理規則

平成15年5月6日

規則第19号

(趣旨)

第1条 この規則は、本市における文書事務の適正かつ円滑な遂行及び情報公開制度の円滑な運用等を図るため、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 文書事務 公文書の作成、取得、保管、保存、廃棄等公文書の管理に関する事務をいう。

(3) 文書管理システム 文書事務をコンピュータにより処理するシステムをいう。

(5) 審査 文書主任又は文書主任補助者が、決裁された公文書について、用字、用語、表現、収受日、起案日、決裁日等を検査することをいう。

(6) 完結 審査された公文書について、公印の押印、施行等の処理がすべて完了することをいう。

(7) 保管 公文書の作成又は取得の日から、当該公文書を文書主管課長に引き継ぐまでの間、当該公文書を作成又は取得した課において管理することをいう。

(8) 保存 文書主管課長が公文書を引き継いだ後、当該公文書を廃棄するまでの間、管理することをいう。

(平16規8・平20規10・一改)

(文書管理の基本原則)

第3条 公文書は、次の各号に定める原則に従って管理しなければならない。

(1) 事務は、原則として公文書により処理しなければならない。

(2) 公文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理状況を明らかにするとともに適正に管理しなければならない。

(3) 文書事務の適正かつ円滑な遂行及び情報公開条例の目的の達成を妨げることのないよう、必要な公文書の作成又は取得を怠ることがあってはならない。

(4) 公文書は、容易に検索できるように適切に管理しなければならない。

(5) 公文書は、文書事務の適正かつ円滑な遂行及び情報公開条例の目的の達成を妨げることのないよう、必要とされる期間保管又は保存しなければならない。

(6) 公文書を廃棄するときは、個人情報の保護等に支障が生じないよう適切に処理しなければならない。

(文書管理組織)

第4条 文書主管課長は、文書事務を統括する。

2 文書主管課長は、必要に応じて課の文書事務に関して調査を行い、課の長(以下「課長」という。)、文書主任、文書主任補助者その他の職員に対して適当な措置を命じることができる。

3 文書主管課に文書管理主任を置く。

4 文書管理主任は、文書主管課長が指名する。

5 文書管理主任は、文書主管課長の指示に従い、文書管理システムの管理運営を行う。

6 文書事務の適正な運営を図るため、課に文書主任を置き、課長が必要と認めるときは、文書主任補助者を置くことができる。

7 文書主管課長は、文書事務に関して必要があると認めるときは、文書主任及び文書主任補助者に指示することができる。

8 文書主任及び文書主任補助者は、原則として課長代理、係長又はこれらに相当する職の職員から課長が指名する。

9 課長は、文書主任及び文書主任補助者を指名したときは、文書主管課長に報告しなければならない。

10 文書主任は、課長の命を受け、次の各号に定める事務を処理する。

(1) 配付を受け、又は直接受領した公文書の収受に関すること。

(2) 公文書の発送の手続に関すること。

(3) 公文書の審査に関すること。

(4) 文書の完結に関すること。

(5) 公文書の分類に関すること。

(6) 公文書の編集及び整理に関すること。

(7) 公文書の保管及び引継ぎに関すること。

(8) 文書事務の改善に関すること。

(9) その他文書事務に関すること。

11 文書主任補助者は、文書主任を補助し、文書主任に事故があるとき、又は文書主任が不在のときは、その職務を代理する。

12 課長は、常に主管課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進を図らなければならない。

(平20規10・平28規15・一改)

(公文書の編集及び整理)

第5条 課長は、公文書の目次を作成しなければならない。

2 完結した文書は、課において、文書分類番号及び簿冊番号に基づいて、原則として会計年度単位で編集及び整理する。

3 文書分類番号は、課コード及び課ごとの細分類コードとする。

4 簿冊番号は、文書分類番号ごとに簿冊に付した番号とする。

5 課コードは、文書主管課長が定め、課ごとの細分類コード及び簿冊番号は課長が定める。

6 課長は、課ごとの細分類コード及び簿冊番号を定めたときは、文書主管課長に報告しなければならない。

(公文書の保存期間)

第6条 公文書の保存期間は、次に定めるとおりとする。

永年、10年、5年、3年、1年

2 公文書の保存期間は、別表に定める基準に従って課長が決定する。ただし、これにより難い場合は、課長が文書主管課長と協議の上、決定する。

3 公文書の保存期間は、公文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。

4 保存期間が永年の公文書は、10年間保存後、保存期間の見直しを行う。

(公文書の保管)

第7条 公文書は、公文書が完結した日から、完結した日の属する年度の翌年度末までの間、原則として課で保管するものとする。

2 課長は、公文書を所定の場所で整理して保管し、重要な公文書は、非常時には速やかに搬出できるようにしなければならない。

(公文書の引継及び保存)

第8条 課長は、保存期間が1年の公文書を除き、保管期間が終了した公文書を文書主管課長に引き継がなければならない。

2 文書主管課長は、引継ぎを受けた公文書の編集、分類、保存期間等について検査し、不適当なものは文書主任に修正させた上、書庫に収納する。

3 文書主管課長は、公文書の検索が容易にできるように常に書庫を整理し、適正に管理しなければならない。

(平20規10・平27規4・一改)

(公文書の廃棄)

第9条 文書主管課長は、歴史的文化的価値のある公文書として決定されたもの及び保存期間が1年の公文書を除き、毎年1回、保存期間の満了した公文書を、当該公文書を作成した課長と協議の上、市長の決裁を受けて廃棄する。

2 課長は、保存期間が1年の公文書で、保存期間の満了したものを廃棄するものとする。

3 文書主管課長は、第1項の協議に基づいて、さらに当該公文書の保存の必要があると認めるときは、保存期間を延長しなければならない。

4 文書主管課長及び課長は、公文書の廃棄をするときは、焼却、裁断等の適切な処置をし、その不正使用の防止に留意しなければならない。

(平27規4・一改)

(電話又は口頭により情報を受領したときの処理)

第10条 電話、口頭等文書によらずに情報を受領したときは、必要に応じて当該情報を記録した公文書を作成しなければならない。

(電磁的記録による公文書の管理)

第11条 電磁的記録による公文書の管理については、別に定める。

(マイクロフィルムによる公文書の保存)

第12条 文書主管課長は、引継ぎを受けた公文書のうち適当と認めるものをマイクロフィルムに撮影又は記録し、当該公文書に代えて保存することができる。

2 マイクロフィルムによる公文書の保存については、別に定める。

(細則)

第13条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。

附 則 抄

(施行期日)

1 この規則は、平成15年5月6日から施行する。

附 則(平成16年3月25日規則第8号)

(施行期日)

1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日規則第10号)

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月2日規則第4号)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日規則第15号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第6条関係)

永年保存

1 市議会に関する重要なもの

2 条例、規則その他重要な規程の制定、改廃に関するもの

3 市の廃置分合、境界変更、町名等市の沿革に関するもの

4 不服の申立、訴訟、和解等に関するもの

5 職員の進退、賞罰、履歴等に関する重要なもの

6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

7 待遇及び表彰に関するもの

8 事務引継に関する重要なもの

9 予算、決算及び出納に関する重要なもの

10 基本財産及び各種資金に関する重要なもの

11 公債及び借入金に関する重要なもの

12 寄付収受に関する重要なもの

13 不動産の取得、管理、処分等に関する重要なもの

14 認可、許可又は契約に関する特に重要なもの

15 公益法人その他諸団体に関するもの

16 社会福祉に関する特に重要なもの

17 事業及び事業計画に関する重要なもの

18 工事に関する特に重要なもの

19 原簿、台帳等で特に重要なもの

20 事務の検査に関する重要なもの

21 前各号に掲げるもののほか、永年保存の必要があると認められるもの

10年保存

1 市議会に関する比較的重要なもの

2 職員の進退、賞罰、履歴等に関する比較的重要なもの

3 調査、統計、報告、証明等で比較的重要なもの

4 市の令達文書で比較的重要なもの

5 予算、決算及び出納に関する比較的重要なもの

6 災害救助に関する重要なもの

7 補助金に関する重要なもの

8 陳情に関する重要なもの

9 事務改善に関する重要なもの

10 火災保険に関する重要なもの

11 工事、物品等に関する契約で重要なもの

12 原簿、台帳等で重要なもの

13 前各号に掲げるもののほか、10年間保存の必要があると認められるもの

5年保存

1 市の令達文書、公印の使用に関するもの

2 給与に関する重要なもの

3 勤怠その他人事に関する比較的重要なもの

4 広報、広聴に関する重要なもの

5 契約に関するもの

6 前各号に掲げるもののほか、5年間保存の必要があると認められるもの

3年保存

1 消耗品及び材料に関するもの

2 復命等に関するもの

3 照会、回答その他往復文書で比較的重要なもの

4 前3号に掲げるもののほか、3年間保存の必要があると認められるもの

1年保存

1 文書の収受、発送、処置に関するもの

2 日誌、調査、報告等に関するもの

3 照会、回答その他往復文書であるもの

4 前3号に掲げるもののほか、1年間保存の必要があると認められるもの

高石市公文書管理規則

平成15年5月6日 規則第19号

(平成28年4月1日施行)